PARA: RECTORES Y DIRECTORES DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS ESTATALES, CONSEJOS DIRECTIVOS, TESOREROS DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS-FSE.

Los recursos de los FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - FSE son públicos y deben ser protegidos, administrados y ejecutados con riguroso apego a las leyes y reglamentos vigentes, deber de protección que me permito subrayar y reiterar en la siguiente forma:

1º. Los Rectores y Directores de los Fondos de Servicios Educativos, como responsables del manejo y la administración de los mismos, están en la obligación de  recibir y manejar los recursos de dichos fondos en una cuenta bancaria denominada “FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS Institución Educativa o Centro Educativo…”, en una entidad sujeta a la inspección y vigilancia de la superintendencia Financiera (Bancos y algunas cooperativas financieras) y enviar constancia escrita de la entidad financiera al GRUPO DE APOYO A LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS (FSE), Secretaría de Educación para la Cultura de Antioquia. Al respecto, el Artículo 15 del Decreto Nacional 4791 de 2008 expresa lo siguiente:

Artículo 15: “MANEJO DE TESORERÍA. Los recursos del Fondo de Servicios Educativos se reciben y manejan en una cuenta especial a nombre del Fondo de Servicios Educativos, establecida en una entidad del sistema financiero sujeta a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera, registrada en la tesorería de la entidad territorial certificada a la cual pertenezca el establecimiento educativo.”

(…)

Así mismo, la referida norma indica: “ La función de tesorería o pagaduría del Fondo, no puede ser ejercida por el personal docente o directivo docente, y debe estar amparada por una póliza de manejo equivalente por lo menos al valor de lo presupuestado en el año inmediatamente anterior. El retiro de recursos requerirá la concurrencia de al menos dos firmas, una de las cuales deberá ser la del rector o director rural en su calidad de ordenador del gasto.”

Si surge alguna duda al momento de la apertura de la cuenta o después de la apertura, puede llamar a la línea gratuita nacional 01 8000 120 100 o consultar en el portal http://www.superfinanciera.gov.co/ las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

2º. El Rector  o Director (ordenadores del gasto), el tesorero o quien administre la caja menor, deberán estar amparados por póliza de manejo de recursos, teniendo en cuenta la Ley 42 del 26 de enero de 1993, Artículos 101 y 107 y la Ley 734 de 2002, Artículo 48, numeral 63.

La constitución y manejo de Caja Menor se da por necesidad identificada y se acoge al  Decreto Departamental 3071 del 06 de agosto de 1993. El funcionario que maneje la Caja Menor deberá ser diferente de quien cumple funciones de tesorería, con el fin de mantener independencia de funciones. Deberá manejarse un libro auxiliar, con el fin de registrar en el todos los ingresos por reembolso y reintegros, lo mismo que los gastos (relacionar cada factura con fecha, proveedor, concepto, valor), igualmente,  se actualizará el saldo que resulte de cada operación efectuada.

3º. El deber de proteger, administrar y ejecutar correctamente los FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS, implica necesariamente la obligación de consultar y aplicar las normas legales vigentes que rigen la materia, a la luz del Decreto 4791 de 2008, Reglamentario de los Artículos 11, 12, 13 y 14 de la ley 715 de 2001, EL CUAL DEROGÓ EL DECRETO 922 DE 2002. Cabe señalar además que la Ley 715 de 2001 (artículos 12 y 14) y el Decreto 4791 de 2008 (artículo 3), se articulan a la dinámica legal aplicable al presupuesto público en Colombia, al establecer que el manejo presupuestal de los fondos de servicios educativos deberá sujetarse a la reglamentación pertinente, es decir, al Estatuto Orgánico de Presupuesto.

La contratación con recursos de los FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS se rige por el Estatuto General de la Contratación Pública, cuyos procedimientos y formatos se recogen en el Manual de Contratación del Departamento de Antioquia, adoptado mediante el Decreto Departamental 2132 del 27 de Agosto de 2009, conforme con el Sistema Integrado de Gestión, y que es de obligatoria observancia para los Fondos de Servicios Educativos.

Para acceder a las normas de contratación, procedimientos y formatos antes referidosingrese al Sistema Integrado de Gestión, usuario: consulta, clave: Gobant123, luego en la parte superior izquierda dar clic en el enlace “Procesos” que lo llevará al “Mapa de procesos DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO” mapa construido en forma de rompe-cabezas y en el cual debe dar clic en el enlace “CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA” que lo llevará a la “CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS” y en la parte inferior ubicar los 4 procedimientos contractuales que trae la Ley 1150 de 2007, los respectivos decretos reglamentarios y los formatos necesarios para la contratación.

4º. El deber de protección de los recursos de los FSE., implica la observancia de las restricciones de la Ley de Garantías, para lo cual recomiendo encarecidamente consultar la Circular 291 de noviembre 11 de 2009.

Por lo anteriormente indicado, solicito encarecidamente el cumplimiento de éstas disposiciones y buscar que se cumplan todas las garantías para el óptimo manejo de los recursos públicos de los Fondos de Servicios Educativos.

HUMBERTO DIEZ VILLA

Secretario de Educación para la Cultura